Comment gérer une réservation en location saisonnière ? Partie 1

comment gérer réservation location saisonnière

 

Une fois votre annonce rédigée, et que vous l’avez activé, il ne vous reste plus qu’à attendre le « Bip » tant attendu de votre toute première réservation !

Je me rappel de la mienne, j’étais tellement excité que je sautais dans tous les sens et on a fait péter le champagne Winking smile Eh oui ! Votre premier client, ça se fête !

Une fois l’excitation retombée, il va falloir gérer cette réservation et accueillir votre client.

Mettre à jour les calendriers

Pour commencer, vérifiez les dates auxquelles votre locataire va louer l’appartement, et mettre en indisponible les dates en question sur les autres sites Internet afin d’éviter les multi-réservations. Deux possibilités s’offrent à vous. Soit vous avez reliés tous les calendriers des sites sur lesquels se trouvent votre appartement, soit vous souhaitez gérer chaque calendrier un par un.

De mon côté, avec mon smartphone je gère chaque calendrier un par un en quelques secondes le temps de changer d’application (Booking, Airbnb, Tripadvisor…). En effet, cela me prend moins de temps que de vérifier sur chaque site si les calendriers se sont bien coordonnés. Une fois que vous maîtrisez chaque site, c’est très rapide à faire !

Message de bienvenue

Ensuite, il va falloir contacter votre client afin de le remercier d’avoir réservé votre appartement, vous présenter, vous organiser avec lui pour son heure d’arrivée, lui rappeler quelques infos indispensables si nécessaire (caution, adresse du logement, l’heure à laquelle l’appartement est disponible le jour de son arrivée, parkings, ou ils peuvent déposer leurs bagages en consignes s’ils arrivent très tôt dans la journée…)

Pour se faire, n’hésitez pas à créer des messages types que vous allez pré-enregistrer (certains sites proposent cette fonctionnalité) et vous n’aurez plus qu’à faire un copier-coller rapide pour vous éviter d’écrire et réécrire en permanence les mêmes messages. Vous pourrez en créer d’autres par la suite lorsque vous aurez des questions qui reviennent régulièrement de la part de vos clients, cela vous fera gagner un temps précieux, croyez-moi ! Winking smile

Pensez éventuellement à écrire le message en anglais, si jamais il s’agit d’une réservation faites par des touristes étrangers, au cas où ils ne parleraient pas français.

Il arrive parfois que certaines personnes ne vous répondent pas immédiatement. Ne les harcelez pas en les inondant de messages, vous risqueriez de mettre vos locataires mal à l’aise.

Si la réservation n’est pas pour tout de suite, attendez quelques temps. Vous pouvez renvoyer un mail une semaine avant l’arrivée de vos clients. 24 heures avant, envoyez un mail et un sms. Si vraiment vous n’avez pas de réponses le jour de l’arrivée, essayez de les appeler directement.

Deuxième possibilité, lorsque vous recevez une réservation, vous pouvez envoyer un mail de bienvenue et prendre contact téléphonique directement avec vos clients afin de faire connaissance et vous organiser avec eux pour leur arrivée.

Le jour de l’arrivée (Check-in)

Le jour de l’arrivée de vos clients, vérifiez que tout est en ordre dans l’appartement avant leur arrivée. N’hésitez pas à jeter un dernier coup d’œil si vous en avez le temps.

Ayez une tenue vestimentaire correct afin de faire bonne impression. Je vais également vous partager une méthode simple et efficace pour booster votre relation auprès de vos clients.

Il s’agit de la méthode SBAM :

Sourire

Bonjour

Au revoir

Merci

Ce sont tout simplement des règles de politesse, que vous allez appliquer à chaque client que vous rencontrerez, et qui vous permettront d’améliorer votre image ! Winking smile

Lorsqu’ils arrivent, accueillez-les chaleureusement. Demandez-leur s’ils ont fait un bon voyage… Présentez-leur l’appartement. Si nécessaire, donnez-leur les recommandations pour l’utilisation des appareils électroménager, de la tv…

Si vous prélevez une caution, pensez à la récupérer.

Faites également signer un petit état de lieux avec les infos des clients (nom, prénom, numéro de téléphone, dates du séjour). N’oubliez pas de voir avec eux l’heure de leur départ dès maintenant.

Il m’arrive parfois de dire à mes locataires qu’ils peuvent me prévenir la veille de leur départ par sms, appel ou mail, en leur rappelant bien entendu l’heure limite de départ.

N’hésitez pas à partager avec eux les bons plans et lieux incontournables à visiter dans votre ville !

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